Como ter mais segurança na gestão de documentos​?

Desde pequenos a grandes negócios, a quantidade de dados, arquivos e informações que circulam diariamente pela gestão das empresas são inúmeros.  A privacidade de dados tem se tornado uma preocupação constante tanto para as empresas, quanto para funcionários e clientes. A partir disso, é fundamental adotar estratégias e cuidados para que a segurança na gestão de documentos seja potencializada.

Neste post, você irá entender como realizar essa gestão de maneira segura e eficaz. Acompanhe!

O que é gestão de documentos e qual a sua importância?

A gestão de documentos nada mais é do que uma série de processos que auxilia na organização, separação, busca e arquivamento de todas as documentações importantes em uma empresa.

Esse processo pode ocorrer tanto de maneira física ou digital, o que irá variar de acordo com o objetivo e métodos adotados pela empresa.

Por mais que pareça simples, a gestão de documentos envolve um fator primordial: segurança de dados. Segundo uma pesquisa realizada pelo Ministério da Saúde, cerca de 82,7% da população brasileira têm acesso à internet. Apesar disso, ainda há atividades que acontecem, na maioria das vezes, de maneira estritamente manual e física, como a assinatura de contratos – mesmo existindo tecnologias que possibilitem fazer isso de forma digital. Garantir uma gestão segura dos documentos, sejam eles em papel ou digitais, é fundamental no dia a dia empresarial.

Sem uma gestão de documentos segura, as organizações se tornam mais suscetíveis à perdas de documentos, vazamento de dados sigilosos e atividades criminosas como fraude, podendo assim, causar danos à reputação da empresa.

Confira também: 10 dicas para aprimorar a gestão de documentos no seu negócio 

Como aprimorar a gestão de documentos 

1- Defina políticas de segurança

Com o alto volume de informações circulando em uma empresa, é fundamental criar uma política de segurança que tenha regras claras e definidas no que se refere à gestão de dados e documentos.

Isso é possível de algumas ações como:

• Publicações e divulgações relacionadas à política de segurança;
• Fornecer treinamentos aos colaboradores;
• Definir quais usuários podem ter acesso a determinados computadores ou documentos.

2- Codifique arquivos

Além da criação de senhas e permissões de acesso, a gestão segura de documentos digitais permite codificar dados através de criptografia. A codificação é importante para evitar que determinados arquivos ou documentos sejam identificados por usuários indevidos.

Assim, caso o arquivo seja capturado por um usuário com más intenções, quando criptografado não é possível decifrar o conteúdo sem a chave de criptografia.

3- Adote um sistema de armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem tem inúmeras vantagens. Pense no dia a dia da sua empresa: podem acontecer imprevistos ou falhas fazendo com que os arquivos se percam quando salvos em mídias tradicionais.

Um estudo realizado pela Dell em parceria com o Instituto Ponemon, observou que cerca de 12 mil computadores portáteis são perdidos nos aeroportos norte-americanos por semana, enquanto o número é de 4 mil na Europa.

Pensando nisso, o sistema nuvem surge como uma solução eficaz, afinal, o gestor não precisa ficar constantemente preocupado em realizar backups, já que o próprio sistema tem essa função automática. Além disso, os dados tornam-se acessíveis de maneira online de qualquer lugar do mundo e também de qualquer dispositivo. Caso algum dos equipamentos utilizados para acessar a ferramenta seja perdido ou roubado, basta resetar a senha do usuário.

Benefícios de uma boa gestão de documentos

São muitos os documentos que circulam pela gestão das empresas cotidianamente, portanto, é importante que esses arquivos estejam armazenados de maneira adequada. Uma gestão de documentos eficiente pode trazer uma série de vantagens para a empresa. Confira a seguir!

Segurança jurídica

Ter o controle do arquivo da empresa é uma forma de protegê-la juridicamente. Por exemplo, documentações como horas extras e folha de pagamento dos colaboradores são alguns dos principais documentos que auxiliam na proteção da companhia no que diz respeito a possíveis ações trabalhistas.

Portanto, é fundamental que todos eles estejam bem organizados e arquivados para evitar a perda ou dificuldade de encontrá-los quando necessário. 

Acompanhamento de indicadores

Ao conseguir acessar facilmente documentos importantes, as informações ficam sempre disponíveis para o acompanhamento e verificação de indicadores. 

Isso ocorre principalmente ao adotar uma ferramenta de ECM (Content Services), que otimiza a administração de arquivos digitais. A partir dela, é possível também criar e monitorar fluxos de trabalho, permitindo a visualização de indicadores em tempo real nos dashboards gerenciais.

Leia também: ECM como ferramenta estratégica: como gerir os fluxos de informação na empresa?

Redução de custos

Processos muito burocráticos ou a falta de organização na gestão de documentos pode ser prejudicial para a empresa. O arquivo físico em si, por mais organizado que seja, também é um gasto desnecessário, considerando desde os custos de impressão até os de armazenamento. Ao tornar a gestão de documentos digital elimina-se esses custos diretos e outros indiretos, como o retrabalho que a perda ou preenchimento equivocado de um documento pode gerar.

Padronização de processos e melhora na produtividade

Com os documentos organizados e centralizados em uma única ferramenta, fica muito mais fácil criar fluxos e tornar todo o processo padronizado, otimizando o tempo e garantindo maior praticidade no dia a dia. 

Também há redução no tempo de resposta e uma comunicação mais fluida, com a possibilidade de criar atividades para outros colaboradores e de acessar o mesmo documento simultaneamente.

Tenha mais segurança na gestão de documentos com o Ábaris

Com um sistema em nuvem como o Ábaris é possível criar e rastrear versões, permissões e níveis de acesso e acompanhar o histórico do documento e registro de visualizações (check-in e check-out) em um repositório seguro. 

Conheça todos os recursos do Ábaris e saiba mais sobre como ele pode auxiliar na gestão segura de documentos da sua empresa.