Digitalização e Automação de documentos para IES: como implantar e quais são os benefícios

O gerenciamento e a automação de arquivos e processos são um grande avanço para diversas organizações e também para as Instituições de Ensino Superior (IES), que podem agora otimizar seus fluxos de trabalho, melhorar o atendimento para os alunos e manter organizado o grande volume de informações que circulam por esses espaços.

Confira, neste artigo, como é possível realizar a  automação de documentos e processos para IES e quais são os principais benefícios. 

O que o MEC diz sobre a digitalização de documentos em IES

A Portaria 315, aprovada pelo Ministério da Educação (MEC), determina as normas para a digitalização de todos os documentos das IES.

Todos os arquivos, desde a matrícula dos estudantes, até os documentos que definem a parte pedagógica, como diário de classe, e comprovam os processos administrativos, devem estar disponíveis de forma digital. 

O MEC determina que as IES devem criar uma base de dados específica para o armazenamento dos documentos acadêmicos digitais. É preciso também organizar os arquivos de forma indexada, permitindo a realização de buscas e recuperação da documentação.

Emissão de diploma digital passará a ser obrigatório a partir de 2022

Mais recentemente, por meio da Portaria 554, o MEC também determinou normas para emissão de diploma de graduação no formato digital. 

O diploma digital possibilita que tanto a IES quanto os estudantes sejam beneficiados com o processo de automação dos documentos, uma vez que fica reduzido o tempo de espera tanto para solicitar quanto para receber o documento. 

Devem ser utilizados sistemas de gestão com metodologias que garantam a segurança das informações por meio da certificação digital com padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), através da qual a IES poderá garantir a integridade, validade e autenticidade do seu acervo digital.

Conheça os benefícios da automação de documentos para IES

A automação de documentos para IES permite que todos os processos administrativos sejam realizados de forma muito mais prática e com muito mais celeridade. 
Essa transformação digital dentro das IES garante mais segurança para as informações, possibilitando que somente os responsáveis e interessados tenham acesso a determinados documentos. Confira as principais vantagens!

Visualização de todo o processo de gestão

Com toda documentação em meio digital, os gestores conseguem implementar a Gestão Eletrônica de Documentos Corporativos e assim visualizar todos os processos realizados por cada setor. Cada arquivo recebido, gerado, impresso ou alterado está ao alcance dos gestores com poucos cliques.

Ambiente digital

O ambiente digital permite ações muitas vezes inviáveis em espaços físicos, como acesso simultâneo de vários usuários, atualização em tempo real, facilidade de buscas e maior controle sobre quem pode acessar determinados arquivos. 

Além disso, esses documentos não ficam expostos a males que causam a sua deterioração no longo prazo.

Compartilhamento de informações entre times

Colaboradores de setores diversos podem ter acesso a determinadas informações ao mesmo tempo. As pessoas não precisam mais perder tempo se deslocando de um prédio para o outro ou de uma sala para outra a fim de localizar documentos.

Dessa forma, por meio da automação de documentos para IES, os gestores podem direcionar mais tempo para a elaboração de estratégias de otimização dos serviços, uma vez que podem participar de reuniões em diferentes espaços com acesso a todas as informações importantes sem ter que carregar pilhas de papéis e pastas.

Utilização de software para gestão documental

Um bom sistema de digitalização e automação de documentos deve ser escolhido para otimizar as atividades diárias de forma simples, reduzindo o tempo para realização de processos repetitivos.

Softwares de gestão de documentos permitem que os gestores acompanhem também outras transações, assinaturas e as atualizações de arquivos, entre outras atividades. 

Armazenamento de dados e documentos em nuvem

Os documentos devem ficar em um armazenamento nas nuvens, garantindo que todos tenham acesso aos arquivos, independente do local físico que estejam.

Além disso, o armazenamento em nuvem garante maior segurança no acesso aos arquivos e não obriga que os computadores necessitem de grande capacidade de armazenamento interno, uma vez que os documentos não estarão salvos localmente.

Como implantar um sistema de automação de documentos para IES?

As portarias e decretos do MEC determinam que as IES apresentem um projeto de acervo digitalizado, usando tecnologias que garantam a duração, a confiabilidade, a autenticidade e a integridade das informações. 

Cada IES deve criar uma Política de Manutenção e Guarda de Acervo Acadêmico para aplicação de um Plano de Classificação de Documentos, garantindo a organização dos arquivos, e da Tabela de Temporalidade Documental, assegurando a prescrição de cada arquivo de acordo com o seu status que pode ser permanente, corrente ou intermediário.

Além disso, os gestores precisam elaborar um plano de transição que contemple todas as exigências com base no orçamento que a IES possui e nas condições para concretização desse processo. 

O mais importante é garantir que a digitalização e automação de documentos não ofereça nenhum risco aos arquivos durante e após a transição. Por isso, é imprescindível contar com um software de gestão completo que atenda as necessidades das IES.

Digitalização e automação de documentos para IES: conheça o Ábaris SeAD

Como fazer uma gestão de documentos digitais de acordo com todas as exigência do MEC? É preciso contar com uma ferramenta 100% segura que garanta a otimização do fluxo de trabalho da sua IES.

O Ábaris SeAD  é uma solução Stoque customizada para atender às necessidades das Instituições de Ensino Superior, seguindo a regulamentação do Ministério da Educação para acelerar a transformação digital da sua IES.

As operações chaves são automatizadas e a força de trabalho é direcionada para atividades mais estratégicas.

Isso é possível porque o Ábaris SeAD conta com recursos para gerenciamento e de documentos e monitoramento de fluxos de trabalho que geram análises para tomadas de decisões mais eficientes.

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A Stoque coleciona cases de sucesso na gestão de documentos de instituições educacionais. Confira alguns deles!

Multivix

Com faculdades em 8 municípios do Espírito Santo, o Grupo Multivix, que já atua no estado há mais de 18 anos,  realizou o seu processo de virtualização de acervo acadêmico, digitalização de matrícula e otimização dos serviços de secretaria em parceria com o Stoque.

Dentro das normas do MEC, foram criadas mais de 15 mil pastas de estudantes que continuam sendo alimentadas por meio da implementação do Ábaris SeAD – Secretaria Acadêmica Digital. 

Santa Marcelina

O grande acervo da Faculdade Santa Marcelina contava com arquivos impressos desde 1927. A instituição, localizada em São Paulo, e com unidade em Muriaé (MG), teve todo o seu processo de matrícula e de armazenamento de arquivos realizado de forma simples por meio da implementação do Ábaris SeAD. 

Mais de 3 mil pastas estão sendo gerenciadas e alimentadas de forma prática com armazenamento nas nuvens, garantindo o compartilhamento, a autenticidade e a segurança dos arquivos.

Agora que você já sabe que a digitalização e automação de documentos para IES, além de ser fundamental, é uma exigência do MEC. Por isso, é preciso escolher um bom sistema para garantir a segurança de toda a documentação.

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