Blog

Educação

Confira os benefícios da Secretaria Acadêmica Digital para Instituições de Ensino Superior

Por Redator
Secretaria Acadêmica Digital

A Secretaria Acadêmica Digital (SeAD) pode diminuir custos e tornar o processo de análise documental mais rápido para as instituições de ensino. A adoção da tecnologia garante ainda que as IES estejam adequadas às normas estabelecidas pelo Ministério da Educação (MEC).

A seguir, explicaremos como essa solução funciona e quais são suas principais vantagens. Também detalharemos o que estabelece a legislação brasileira sobre esse tema e como a tecnologia pode ser implantada. Boa leitura!

O que é a Secretaria Acadêmica Digital (SeAD)?

SeAD é uma solução efetivamente focada em Instituição de Ensino Superior que cuida dos documentos da matrícula, da vida acadêmica do aluno e do diploma digital. A solução garante a gestão documental do acervo acadêmico, cuidando dos documentos dos alunos, professores, das coordenações, dos cursos, da mantida e da mantenedora.

Para os alunos, a plataforma SeAD garante agilidade no processo de matrícula e disponibilização de requerimentos online, por exemplo. A Secretaria Acadêmica Digital facilita tanto a organização e o acesso aos contratos educacionais de forma digital quanto apoia o fechamento do diário de classe nos prazos estabelecidos pelo MEC e a expedição do diploma digital.

Na primeira fase, a empresa deve construir uma cultura do documento digitalizado. Os arquivos físicos podem ser capturados e então passam a tramitar digitalmente. Depois disso, os documentos passam a ser criados já de forma virtual.

Quais os benefícios da Secretaria Acadêmica Digital para as IES?

Veja, a seguir, as principais vantagens que a implantação da SeAD traz para instituições de ensino de superior:

Menos custos

A digitalização do acervo acadêmico traz benefícios como a captura inteligente de documentos e a eliminação do uso do papel. Com isso, as empresas desse segmento podem ter mais economia de custos.

Geração de indicadores

A implantação dessa solução ainda permite a geração de indicadores de desempenho, que podem ajudar os gestores a tomar decisões mais assertivas para o negócio. Também é possível otimizar o tempo gasto com processos rotineiros, já que as digitalizações passam a ser feitas diretamente na Secretaria Acadêmica Digital.

Mais espaço livre

A instituição de ensino também ganha ao deixar de reservar espaço físico para o armazenamento de papéis. Os lugares antes ocupados pelos arquivos podem ser usados para outras funções, como expandir o número de salas de aulas.

Processo mais ágil e confiável

Outro benefício da Secretaria Acadêmica Digital é a possibilidade de arquivar os conteúdos de maneira automática e tornar o processo de análise documental mais ágil e confiável. Também é possível executar a consultoria da gestão da informação de maneira especializada.

Controle de prazos

A documentação acadêmica exige uma série de normas e prazos que, quando feita manualmente, pode gerar atrasos e até mesmo erros por falta de envio dentro da data estabelecida.

Com a Secretaria Acadêmica Digital os documentos serão disponibilizados e compartilhados digitalmente, com agilidade e segurança, dentro dos prazos estipulados para cada documento.

Controle de acesso

É possível acessar contratos digitais de maneira virtual e contribuir para o fechamento do diário da classe dentro dos prazos do Ministério da Educação. Outro ponto que pode ficar mais descomplicado é a expedição do diploma digital.

A implantação da Secretaria Acadêmica Digital também é importante para ter controle e receber avisos sobre o vencimento de boletos. Além disso, é possível delimitar quem pode visualizar, editar ou fazer download de arquivos.

Os documentos criados de maneira digital com uma assinatura certificada pela IES ainda têm validade jurídica. Com isso, a integridade e a segurança do arquivo são garantidas.

Como funciona a implantação da SeAD?

Adaptar a sua instituição a essa nova medida é necessário para obter mais segurança e ainda diminuir a chance de perder arquivos importantes. Além disso, a digitalização pode favorecer a produtividade da sua empresa.

O processo de implantação envolve três fases. Na primeira, será feito um levantamento de todos os arquivos físicos. É importante revisar o material de maneira conjunta com profissionais de Tecnologia da Informação, para criar um fluxo de documentos em conformidade com a legislação atual.

A segunda, por sua vez, inclui a instalação de equipamentos para a digitalização de documentos. São usados softwares para capturar e tratar os arquivos. Assim, deve ser iniciado o processo de digitalização do material.

A última fase inclui a realização de treinamentos, a fim de que a instituição de ensino consiga ter independência para executar todos os processos. Também deve ser implantada uma rotina para alimentar e manter a Secretaria Acadêmica Digital.

Entenda as normas sobre o acervo acadêmico e diploma digital

A legislação brasileira determina que todo o acervo acadêmico dos alunos ativos e inativos de uma instituição de ensino superior deve ser digitalizado e armazenado. Para que esse processo seja feito com segurança, é recomendado que seja acompanhado por algum membro da organização.

O sistema usado para atendimento dessa norma deve ser capaz de gerenciar de forma eletrônica os documentos para que todas as informações sejam administradas e compartilhadas. Dessa forma, é possível garantir a integridade, a autenticidade e ainda o valor jurídico dos arquivos.

O Decreto 9.235 e as Portarias 315/18 e 332/20 normatizam a virtualização do acervo acadêmico, segundo o MEC, que estabeleceu que o prazo para digitalização até abril de 2020, e devem ser considerados todos os documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes.

Arquivos como comprovante de matrícula e histórico escolar devem integrar o acervo acadêmico digitalizado para facilitar o gerenciamento das informações da instituição diante do Ministério da Educação. Além disso, os documentos de concepção e planejamento de cursos e programas de pesquisa devem ser digitalizados.

Já as Portarias MEC nº 330/18, 1.095/18, 554/19 e 117/2021 regulamentam o diploma em formato digital, que deve ser implementado até dezembro de 2021, ou seja, a partir de janeiro de 2022 as IES devem emitir e registrar o diploma em formato digital.

Ainda sobre o diploma, a Nota Técnica nº 13/2019 e a Instrução Normativa nº 1/2020 estabelecem especificidades técnicas.  

Como o Ábaris pode ajudar na transformação para a Secretaria Acadêmica Digital

Atualmente, a Secretaria Acadêmica Digital está presente em mais de 120 Instituições de Ensino Superior do país, de diferentes portes.

Além disso, a solução apresenta funcionalidades aprovadas pela Consultoria de Assuntos Educacionais (CONSAE).

Conheça o Ábaris SeAD para Instituições de Ensino Superior

Agora que você já sabe como é importante manter a automação dos processos digitais com alta tecnologia, lembre-se sempre de buscar uma empresa séria para atender às necessidades da sua equipe.

Fale com um especialista em Secretaria Acadêmica Digital e entenda como otimizar os resultados da sua IES, atendendo às normas do MEC.

Ficou interessado em transformar o seu ambiente em uma Secretaria Acadêmica Digital? Entre em contato com um de nossos especialistas para saber como podemos ajudar a tornar sua empresa cada vez mais digital.

Gostou do nosso conteúdo? Confira estes outros títulos que também podem ajudar você a construir uma gestão tecnológica de qualidade:

Esses e muitos outros assuntos você pode conferir no nosso blog.