ECM

ECM – Gestão documental completa

Gestão, controle e segurança da informação corporativa, em nuvem, com redução de custos em até 70%.

 

A solução de Enterprise Content Management (ECM) é uma aplicação fundamental para a redução de custos operacionais, aperfeiçoamento da eficiência da organização, para o crescimento da lucratividade e eficiência operacional.

 

Com a solução de ECM é possível armazenar, acessar, gerir, compartilhar e interpretar dados digitalmente, além de assegurar fidelidade das informações, bem como tomadas de decisões assertivas e redução de custos.

Gestão Eletrônica de documentos.

Busca, filtro e pesquisa.

  • Por conteúdo e por palavras chave.
  • Pesquisa de documentos avançada, com filtros por índice, tipo de documento, hierarquia de documento ou conteúdo contido no documento.
  • Busca por OCR Full Text (Busca por conteúdo).
  • Busca por indexadores.
  • Salvar a pesquisa, para consultas recorrentes.

Visualização.

  • Visualiza vários documentos selecionados de uma vez.
  • Leitura de formatos variados, como PDF, doc, jpg, tiff etc.
  • Propriedades do documento, nome do arquivo, datas de criação, importação, versão, tamanho, status e assinatura.
  • Documentos digitais (PDFs, Jpgs, Docs), físicos e formulários eletrônicos.

Rastreabilidade.

  • Histórico com todas as informações dos documentos.
  • Criar relações entre documentos.
  • Rastreabilidade e histórico de todas as ações relacionadas ao documento.
  • Controle de empréstimos, consulta, aprovação, realização e devolução.
  • Controle de versão dos documentos.

Importação, exportação e compartilhamento.

  • Criação de documentos através de importação, definindo o seu tipo, grupo e parâmetros a ele associados.
  • Importação automática de documentos.
  • Importação em lote de arquivos.
  • Exportação expressa de documentos.
  • Envio de documentos por e-mail.

Arquivamento.

  • Gestão de arquivos físicos.
  • Arquivar ou desarquivar documentos digitais.
  • Empréstimo/Devolução de documentos.

Formulário Eletrônico.

  • Upload de template (modelo) para exibição de formulários eletrônicos.
  • E-Forms (formulários eletrônicos).
  • Formulários eletrônicos (NFS-e, CTEs).

Indexação.

  • Indexação e busca por indexadores.
  • Indexação manual e automática.
  • Fichas de indexação seguras.
  • Indexação por OCR Full Text.

Segurança.

  • Segurança por perfil de acesso.
  • Checkin e checkout do documento, versionando suas alteraçãos e restringindo seu acesso enquanto em estado restrito.

Configuração em tempo real.

Configuração.

  • Definição e personalização de tipos de documentos ao contexto do seu negócio.
  • Controle de máscaras para inserção correta de seus dados.
  • Controle de temporalidade dos documentos.
  • Criação de Carimbos para marcação digital no documento.
  • Lixeira para recuperação de documentos excluídos.
  • Contratação de serviços por assinatura ou por operação.
  • Estrutura inteligente de pastas.

Integração.

  • API (ECM/BPM).
  • Integração simplificada com aplicações legadas e ERPS.
  • Integração com Microsoft Office.
  • Integração com AD/LDAP.

Workflow e Controle de Atividades.

Controle de Fluxos.

  • Iniciar um novo fluxo de processos através de um documento, verificar qual fluxo o documento pertence ou enviar um documento automaticamente ao processo.
  • Documentos podem ser enviados a processos automaticamente ou manualmente.
  • Lista de atividades.

Assinatura Digital.

Assinatura Digital.

  • Assinatura digital por documento ou em lote (padrão ICP Brasil).
  • Assinar digitalmente o documento, verificando status das assinaturas, validação rápida com ou sem certificado ICP Brasil.
  • Escolha do tipo de assinatura (com ou sem certificado ICP Brasil)
  • Validação ágil das assinaturas.
  • Visualização do status das assinaturas.

Nota Fiscal Eletrônica e CTe.

NF e CT eletrônicas.

  • Painel de acesso fácil e intuitivo.
  • Permite o manifesto da NF-e.
  • Baixa o XML validado.
  • Armazeno o CT-e.
  • Armazena o XML e permite visualizar a DANFE.
  • A temporalidade de guarda dos documentos é definida dentro do ECM, incluindo prazo de retenção, destinação final e gestão do descarte com processo automatizado de decisão sobre a destinação final dos documentos.
  • Funcionalidade dentro do ECM – permite guardar junto todos os XML, DANFE, CT-e, comprovantes de pagamentos, pedidos relacionados com a NF-e, e a consulta desses documentos quando necessário.

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