Blog

Digitalização de documentos

Saiba por que investir em assinatura digital: tecnologia e inovação

Por Redator
como funciona a assinatura digital

Buscando uma gestão cada vez mais assertiva e eficiente, muitas empresas estão investindo em assinatura digital para otimizar seus processos.

As rotinas administrativas, as negociações de compra e venda e até mesmo a manutenção dos contratos de negócios demandam assinatura das partes envolvidas, e otimizar esse processo significa reverter em praticidade para empresa. 

Neste artigo você vai entender por que investir em assinatura digital, quais as vantagens e conhecer um case de sucesso.

O que é uma assinatura digital

Assinatura digital é a técnica de digitalizar uma assinatura por meio de uma ferramenta ou plataforma. Esse método substitui a assinatura física e elimina a necessidade de produzir uma versão em papel do documento assinado. Por meio de tecnologia e inteligência, a assinatura digital pode ser realizada em uma plataforma on-line, em que o mesmo documento é enviado às partes interessadas, que recebem o arquivo e podem assinar digitalmente em dispositivos como tablets ou smartphones.

Além disso, essa tecnologia assegura para a empresa a eliminação de diversos processos manuais durante a coleta de dados e ainda auxilia na redução de custos e burocracias em relação à gestão de documentos.

Como funciona a assinatura digital

Na maioria das empresas que ainda não atuam com a tecnologia da assinatura digital, a rotina comum para um documento requer sua impressão, assinatura de uma das partes, envio às demais partes via postagem ou por e-mail, por meio de um scanner

Esse processo tende a demandar mais investimento financeiro com impressões, postagens e, até mesmo, o reconhecimento legal das assinaturas. Caso a organização em questão atue com muitos contratos e vias para signatários, o valor investido nesse processo pode ser muito alto, gerando um gasto desnecessário.

A tecnologia da assinatura digital permite armazenar de maneira segura todos os contratos, selecionar os e-mails dos futuros signatários e enviar o documento de forma segura de qualquer lugar, tornando o processo manual obsoleto.

Como é a assinatura digital na prática:

  • cada signatário recebe um link único com chaves criptográficas, garantindo segurança para assinar o documento. A assinatura pode ser feita por computador, smartphone ou tablet, de maneira muito simples e prática;
  • em seguida, na própria plataforma existe uma tela onde é possível, de forma segura e legal, assinar digitalmente qualquer documento. 

Assim, o processo de assinatura economiza tempo e otimiza a gestão. Muitos contratos podem ser assinados em um curto espaço de tempo, diferentemente do modo tradicional.

Suporte legal: Medida Provisória nº 2.200-2/2001

A assinatura digital tem validade jurídica por meio do artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que estabelece a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil e declara veracidade jurídica em relação aos assinantes nas declarações que constam nos documentos em forma eletrônica.

É importante que a gestão se certifique de que tipo de investimento será feito. A assinatura digital já é um processo reconhecido e muito utilizado mundialmente, justamente por facilitar processos desde a área jurídica até a administrativa, bem como também a demanda comercial de compra e venda.

Ter respaldo legal nesse processo garante que, além de uma imagem de profissionalismo para a empresa em questão, haja também tranquilidade entre as partes envolvidas nos processos documentais.

Conheça as vantagens da assinatura digital

A rotina de uma empresa que atua com muitos documentos é, sem dúvida, bastante minuciosa. Essa burocracia de impressão, escaneamento e envio de certidões para assinatura das partes torna o processo muito lento, atrasando a resolução dos problemas e, muitas vezes, gerando alto custo de manutenção dessa prática.

A assinatura digital permite desburocratizar esse processo, tornando-o mais ágil e simplificado por meio de tecnologia. Além disso, as assinaturas digitais podem ser realizadas entre pessoas físicas ou jurídicas, justamente por possuir validade perante a lei.

Case de sucesso: como a BHG iniciou o fluxo de documentos entre os setores

Uma empresa que opta por investir em assinatura digital entende que essa é uma aplicação capaz de reduzir os custos operacionais, aperfeiçoar os processos da organização e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Essa ferramenta permite ainda a transparência junto aos acionistas da organização, que podem controlar todos os passos dos processos que envolvem os documentos da empresa.

Pensando em investir na assinatura digital? Conheça o Ábaris

O Ábaris permite que a sua empresa seja mais rápida e eficiente sem a necessidade de novos funcionários. Com ele é possível digitalizar assinaturas no ambiente corporativo e reduzir em até 75% os custos com espaço físico, processos analógicos, armazenamento e tempo de busca por meio da ferramenta de certificação e assinatura digital.

Com o Ábaris é possível extrair todas as informações estratégicas, permitindo que a gestão ajuste a condução do negócio totalmente com base em números. Isso mostra que o Ábaris é capaz de suportar toda uma operação gerida por processo, trazendo resultados e números extremamente importantes para a empresa.

É uma ferramenta que pode ser personalizada de acordo com a necessidade do cliente, promovendo um melhor desempenho e resultados positivos tanto para a empresa quanto para os envolvidos, até mesmo os clientes.

O Ábaris possui uma plataforma segura e rápida, possibilitando que documentos sejam assinados com muita facilidade de qualquer dispositivo e sem qualquer preocupação.

Unindo a gestão eletrônica de documentos à ferramenta de assinatura digital, o Ábaris fornece a melhor opção do mercado em tecnologia de gestão em documentos, transformando os processos e facilitando o dia a dia de colaboradores e clientes.

novidades do Ábaris

O Ábaris também possui um processo de implementação favorável. Com o apoio de um consultor da Stoque é possível que sua empresa tenha neste período um momento de aprendizagem e evolução, o que faz com que a implantação seja realizada de maneira rápida e muito prática. Não perca tempo e fale conosco.


Gostou do nosso artigo? Separamos mais três textos que também podem ajudar você:

Não pare no tempo! Entenda os benefícios de uma empresa de digitalização para o seu negócio

Mantenha a gestão em ordem: como a automação do processo de negócio possibilita alcançar bons resultados

Como a CNI otimizou o processo de prestação de contas e gestão documental com o Ábaris