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Processo de compras automatizado: como isso pode melhorar toda a gestão

Por Redator
processo de compras de uma empresa

O seu processo de compras é automatizado?

O setor de compras é uma parte importante em toda organização. Ele executa uma função crítica para os demais setores e, muitas vezes, a gestão não dá a esse setor a devida atenção.

Isso faz com que os colaboradores percam tempo em atividades manuais, quando a automatização do processo de compras seria o investimento ideal.

Para grande parte dos gestores, o processo de compras precisa ser estratégico. Além de criar oportunidades de negócios, ele é responsável ainda por manter a qualidade dos insumos de acordo com a escolha dos fornecedores e garantir a agilidade nos processos de toda a empresa, que depende diretamente da compra de itens e da manutenção dos mesmos.

Neste artigo você irá entender como é importante ter um processo de compras automatizado e quais são os pontos mais importantes para implementar a tecnologia nesse setor.

Processo de compras de uma empresa: entenda sua importância

Todos os setores de uma empresa dependem, de certa forma, do setor de compras. Seja para a renovação de equipamentos, para o investimento em matéria-prima ou, até mesmo, para o processo de liberação de valores e notas fiscais.

Com isso, o processo de compra de uma empresa torna-se um ponto crítico quando não está recebendo a devida atenção pela gestão, sendo o maior desafio tornar o acesso aos dados de compra algo fácil e rápido.

O processo de compras precisa ser muito bem organizado. Definir as principais etapas e criar um planejamento estratégico para que a automatização ocorra é fundamental.

Afinal, com o processo de compra organizado, a empresa passa a atuar com uma estrutura nítida e detalhada. Isso facilita a tomada de decisão da gestão e promove um alinhamento com as necessidades comerciais exatas.

Veja também: Gestão de compras e estoque – SEBRAE

Vídeo – Gestão de Compras e Estoques

Benefícios de um processo de compras automatizado

Você já se questionou sobre o quanto é importante ter total controle dos processos de compras de sua empresa?

A gestão que entende a importância desse setor não está pensando somente em diminuir custos em compras, mas, principalmente, em tornar a área de compras mais estratégica e realizar processos que ajudem a empresa a decolar.

Quando o processo de compras é automatizado, os impactos são refletidos em diferentes áreas: financeira, estoque, vendas e até mesmo na linha de produção. A falta de clareza e a falta de comunicação afetam diretamente o desempenho em busca para a melhoria dos processos, e com a automatização, eles são eliminados.

Como estruturar um departamento de compras

Já explicamos por que o processo de compras é crítico na operação comercial de uma empresa e também os motivos que o tornam essencial. A automatização de processos de compras, além de tornar a empresa mais competitiva, faz parte também das ações de melhoria contínua de uma gestão estratégica.

Separamos os pontos principais para iniciar a estrutura de um departamento de compras automatizado. Para isso, é necessário identificar internamente qual a maturidade do processo de compras que a empresa segue: se existe ou não um padrão a ser seguido e um fluxo bem estabelecido.

Traçar um fluxograma do processo de compras pode ser uma alternativa neste momento de planejamento. Esse mapeamento ou modelagem serve para controlar e gerenciar melhor as partes do processo com maior clareza. 

Com o fluxograma dos processos bem elaborado, é possível ter melhores resultados com a automatização, afinal será mais fácil identificar onde e como a automatização será mais eficiente.

Caso não possua um padrão de compras específico, ou um fluxo definido, provavelmente o processo de planejamento para a automatização demore um pouco mais de tempo, o que não significa que ele não possa ser implementado. O fluxo auxilia a automatização, e a ausência dele sugere que o setor de compras está desorganizado e possivelmente gerando prejuízo para a empresa.

Como realizar o fluxo de compras

Selecione uma equipe responsável para traçar o fluxo. Essa equipe deve, além de entrevistar a gestão, estabelecer o mapeamento do processo de compras desde a solicitação até a finalização do processo após o pagamento das parcelas, quando houver.

Existem outras formas de analisar e desenhar o processo de compras, mas todas elas visam ao mesmo objetivo: ter um maior detalhamento de todas as etapas para, assim, definir como será a automatização.

Tecnologia

A escolha da tecnologia para automatizar o processo de compras é um processo criterioso e precisa seguir alguns quesitos para ter sucesso. Neste ponto é importante buscar, dentre as opções do mercado, a empresa que melhor se adéque às suas necessidades e forneça a melhor plataforma de acordo com o seu objetivo de gestão.

O investimento em tecnologia para a automação do processo de compras é eficiente quando a plataforma corresponde às expectativas da empresa. Por isso, busque sempre por uma empresa que tenha experiência de mercado e possa auxiliar sua equipe durante todo o processo de implementação e suporte.

Ao investir em tecnologia, as empresas passam a se beneficiar com processos de compras mais ágeis, não só aumentando a visibilidade em relação ao rastreamento de pedidos, mas também reduzindo o investimento intensivo em mão de obra para o setor.

Fornecedores

A atuação de um bom setor de compras depende muito de um bom relacionamento com fornecedores. Por isso, a automatização do processo de compras deve incluir também o relacionamento que a empresa tem com seus parceiros e como ele será afetado com a tecnologia.

Imagine que contratos, notas fiscais, recibos e outros documentos poderão ser compartilhados digitalmente em uma única plataforma. Com isso, a redução de tempo de negociação, o pagamento e o recebimento de produtos serão cada vez mais rápidos! É o relacionamento ideal tanto para a empresa quanto para seus parceiros.

Por isso, é importante comunicar que a digitalização do processo de compras é uma tarefa que envolve essa parceria, e a tecnologia servirá como meio de fortalecer ainda mais essa troca.

Assim, a gestão terá mais condições de negociação, bem como uma melhora significativa da imagem da empresa entre seus parceiros. Afinal, a empresa que investe em transformação digital torna-se, sem dúvida, destaque no mercado onde atua.

Capacitação

O time de compras precisa estar devidamente capacitado para a automatização do setor. Todos precisam receber todas as informações necessárias e específicas sobre o processo, o fluxo da automação e as informações detalhadas do processo de compra em si.

A equipe de compras, além de ter acesso a todos os fornecedores e produtos, precisa estar devidamente treinada para operar o sistema, dar entrada e saída de produtos no estoque, emitir notas fiscais e acompanhar a movimentação financeira. 

Com a plataforma alimentada de maneira correta, o time de compras passa a atuar com maior flexibilidade e com menor risco de erros, o que tanto auxilia numa melhor performance do time quanto, principalmente, resulta em avanços para toda a empresa.

Modelo operacional

Implementar tecnologia por meio de softwares e plataformas inteligentes só traz resultados efetivos quando ocorre a mudança operacional. Essa alteração da maneira de conduzir os processos é o que garante o sucesso para processos de compras automatizados e fluidos.

É necessário que a gestão compreenda a importância desse tipo de investimento no setor para que, assim, não economize esforços para a implementação de medidas tecnológicas.

Afinal, não adianta investir em tecnologia sem pensar na mudança de mindset dos membros responsáveis pelas equipes. São essas pessoas que irão garantir que todo o processo ocorra da melhor forma e que esse investimento faça parte da melhoria contínua da empresa.

Conheça as etapas do processo de compras

Para otimizar o processo de compras até mesmo antes de implementar a automatização, é necessário seguir alguns passos. Essas etapas servem como um guia para a organização do setor e para uma garantia de resultado.

Com elas, é possível prever riscos e atuar de forma preventiva, evitando gastos e até mesmo melhorando o resultado final: as compras!

Faça um levantamento das necessidades

Antes de sair comprando para toda a empresa, é primordial que haja um levantamento preciso do que cada área necessita. Sejam insumos ou a manutenção de algum item, o setor de compras precisa estabelecer qual a necessidade da compra e como essa compra será efetuada.

Para a empresa, a forma de pagamento também é importante, e isso deve ser acordado com o financeiro. Manter esse tipo de controle é primordial para quem visa à sustentabilidade da organização, além de deixar todo o processo de compras organizado, preparado para a digitalização.

Os responsáveis do setor de compra precisam avaliar com os outros líderes quais os melhores fornecedores para cada item, os melhores preços de mercado e, juntos, estabelecer uma periodicidade para as compras.

Defina a periodicidade para as compras

Insumos para a continuidade de processos internos geralmente demandam um maior número de compras. Desde itens de escritório, como equipamentos, tudo o que diz respeito à manutenção de processos costuma ser comprado em grande quantidade.

Neste ponto, os líderes devem avaliar qual a melhor periodicidade para a compra e, com o setor de compras, estabelecer as melhores datas e quantidades a ser adquiridas.

Estes dados poderão estar disponíveis nas plataformas digitais, no momento em que o setor de compras estiver devidamente automatizado, o que torna a informação disponível para toda a empresa, gerando uma organização maior e um planejamento mais assertivo em relação ao uso de cada material. Isso tudo a fim de que seu uso seja feito de maneira consciente e dure até a próxima compra estipulada.

Outro ponto importante a ser levado em consideração é: quanto menor for um pedido, menor é a capacidade de negociação com o fornecedor. Por outro lado, quanto maior for o pedido (tanto em volume quanto em valor), maior será seu potencial para negociar melhores preços e prazos. Por isso, é muito importante estabelecer uma periodicidade para que a negociação com os fornecedores seja favorecida.

Estipule um orçamento para cada setor

Com as informações organizadas, é mais fácil estabelecer um orçamento-base para cada setor da empresa. Assim, cria-se um panorama de gastos fixos da organização ao longo dos anos e estabelece-se um planejamento de custos.

Com a ajuda do setor financeiro, é possível criar estratégias de redução de custos, minimizando o impacto nas contas gerais da empresa, sem perder qualidade nem diminuir a produtividade dos setores envolvidos.

Mantenha os dados atualizados constantemente

Após todos esses passos, manter os dados atualizados é primordial. Com a automatização, o compartilhamento dessas informações torna-se estratégico e inteligente na construção de uma empresa mais forte e bem preparada para o mercado.

Sabendo quanto e onde se investe, os líderes podem ter uma visão macro dos investimentos e pensar juntos a melhor maneira de manter o controle e a precisão das demandas.

Uma gestão de compras estratégica atenta a esses detalhes certamente irá escolher a melhor opção tecnológica entre as mais diversas disponíveis no mercado.

Agora que você chegou até aqui e percebeu como é importante investir em um processo de compras automatizado, conheça mais sobre nossas soluções. 

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