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Secretaria Digital: Entenda de maneira simplificada essa inovação
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Postado em 23/04/2018 - Atualizado em: 26/10/2023
Nos últimos anos, a tecnologia tem desempenhado um papel crucial na transformação de diversas áreas, e a educação não é exceção. As Instituições de Ensino Superior (IES) têm respondido com agilidade às mudanças digitais, sendo uma delas a implementação da Secretaria Digital.
Esse movimento é impulsionado, em grande parte, pelas regulamentações do Ministério da Educação (MEC) relacionadas ao diploma digital. A Secretaria Digital torna mais simples a conformidade com essas exigências. No entanto, os benefícios dessa tecnologia vão muito além do cumprimento normativo.
Neste artigo, exploraremos em detalhes o que é a Secretaria Digital, seus objetivos, a importância de sua adoção e as vantagens que ela oferece às IES. Confira:
Secretaria Digital: o que é?
A Secretaria Digital é um sistema que visa otimizar a gestão administrativa e acadêmica de Instituições de Ensino Superior. Ela engloba processos como matrículas, registro acadêmico, emissão de documentos, controle de frequência, entre outros.
O objetivo é substituir processos manuais demorados por soluções tecnológicas eficientes.
Muito mais do que uma simples ferramenta tecnológica que tem como objetivo transformar a gestão administrativa e acadêmica das Instituições de Ensino Superior (IES).
Em resumo, a Secretaria Digital não apenas automatiza processos, mas também transforma a maneira como as IES gerenciam seus aspectos administrativos e acadêmicos. Ela proporciona agilidade, transparência, redução de custos e personalização, permitindo que as instituições ofereçam uma experiência educacional superior e se adaptem às crescentes demandas da educação digital.
Qual o objetivo da Secretaria Digital?
Um dos principais objetivos da Secretaria Digital é aprimorar a eficiência em todos os processos acadêmicos e administrativos. Isso envolve a redução do tempo necessário para a realização de tarefas, a eliminação de tarefas manuais repetitivas e a otimização da utilização de recursos.
Ao automatizar tarefas rotineiras, as IES podem alocar recursos de forma mais estratégica, direcionando-os para atividades que agreguem mais valor, como aprimoramento dos programas acadêmicos.
Outro objetivo importante é a transparência, uma vez que ela permite uma visão clara e detalhada de todas as informações acadêmicas. A Secretaria Digital busca também reduzir a ocorrência de erros, automatizando registros e processos de forma a minimizar equívocos. Isso resulta em maior precisão nos dados acadêmicos, proporcionando confiabilidade e integridade
Contudo, mais do que simplificar processos, essa inovação fornece ferramentas poderosas para a análise de dados acadêmicos e administrativos. Isso permite que as IES tomem decisões mais embasadas.
Como funciona a Secretaria Digital ?
Quando aplicada, a secretaria digital se estabelece como um ponto de ruptura na cultura da instituição. Ela promove modernização em termos tecnológicos e estruturais, no que diz respeito à gestão de documentos.
Em um primeiro momento, é adquirida a cultura do documento digitalizado, ou seja, os documentos físicos são capturados e passam a tramitar em ambiente digital com segurança e agilidade.
Uma vez consolidada esta fase, os documentos passam a ser criados já virtualmente, com a mesma validade legal. Assim, todo o processo passa a ser digital, com redução, em grande escala, do uso de papel e, portanto, com diminuição do espaço físico necessário para seu armazenamento, entre outras vantagens.
Qual a Importância de se Adequar?
A adaptação à Secretaria Digital é vital para as IES em um mundo cada vez mais digitalizado. A importância de se adequar reside em:
- Aumentar a Eficiência: A automação de processos permite que a equipe administrativa da IES seja mais eficiente, liberando tempo para atividades estratégicas e melhorando a produtividade geral.
- Reduzir Erros: A automação também ajuda a minimizar erros humanos em processos delicados, como o registro acadêmico, garantindo maior precisão nos dados.
- Reduzir Custos: A Secretaria Digital pode levar a uma redução de custos significativa, já que reduz a necessidade de mão de obra e papel. Isso é benéfico tanto para a IES quanto para os alunos.
- Adaptação à Mobilidade: A Secretaria Digital permite que alunos, professores e funcionários acessem informações e realizem tarefas de qualquer lugar, por meio de dispositivos móveis, facilitando a vida acadêmica.
Vantagens da Secretária Digital
Como vimos até aqui, a implementação da Secretaria Digital oferece inúmeras vantagens para as IES, incluindo:
- Acesso 24/7: Os alunos podem acessar informações acadêmicas a qualquer momento, melhorando sua autonomia e independência.
- Sustentabilidade: A redução no uso de papel e recursos físicos torna a IES mais sustentável e alinha-a com as tendências de responsabilidade ambiental.
- Agilidade: A agilidade na tomada de decisões e na resolução de problemas melhora a qualidade dos serviços prestados.
- Segurança de Dados: Os sistemas de Secretaria Digital normalmente possuem robustas medidas de segurança, protegendo as informações dos alunos.
Implementação da Secretaria Digital: Passos Críticos para o Sucesso
A transição para uma Secretaria Digital eficaz é um empreendimento complexo e requer uma abordagem estruturada e cuidadosa. Dessa forma, conseguimos garantir que os processos sejam realizados de forma eficaz e segura.
Para isso, é preciso se atentar a dois passos críticos para garantir uma implementação bem-sucedida:
Escolha da Plataforma de Secretaria Digital
A escolha da ferramenta para Secretaria Digital é uma decisão de importância central. É essencial selecionar uma solução que se alinhe com as necessidades e metas específicas da instituição. Alguns dos fatores críticos a serem considerados incluem: escalabilidade, integração com outros aplicativos e sistemas, usabilidade
Treinamento da Equipe
Garantir que a equipe esteja apta a utilizar a nova tecnologia é um passo crítico. Treinamentos específicos são necessários para familiarizar os funcionários com a plataforma. Isso inclui a capacitação de administradores, pessoal de suporte técnico, professores e funcionários administrativos.
Em resumo, a implementação da Secretaria Digital é um processo multifacetado que requer planejamento cuidadoso e compromisso.
A escolha da plataforma certa, o treinamento eficaz da equipe e o envolvimento de pessoas chave são elementos cruciais para garantir uma transição bem-sucedida e aproveitar ao máximo os benefícios dessa tecnologia inovadora.
Futuro da Educação Digital
A Secretaria Digital é apenas um exemplo do avanço da educação digital. O futuro promete mais inovações, como a aprendizagem personalizada e a integração de inteligência artificial para melhorar o suporte ao aluno e a atividade das equipes.
Em resumo, a Secretaria Digital é uma inovação crucial para as IES que desejam se destacar em um mundo digital. Sua adoção traz inúmeras vantagens em termos de eficiência, qualidade de serviços e satisfação dos alunos.
Portanto, considerar a implementação da Secretaria Digital é mais do que uma escolha estratégica, é uma necessidade. Lembre-se de que a escolha do sistema adequado, o treinamento da equipe e o engajamento dos envolvidos são elementos críticos para uma transição bem-sucedida para este novo paradigma educacional.
Conheça o Ábaris SeAD
O Ábaris SeAD é uma Solução SaaS modulada projetada para simplificar a rotina das IES, tornando-as mais produtivas, seguras e totalmente digitais. Com o Ábaris SeAD, sua instituição desfrutará de uma série de benefícios que vão impulsionar a sua transformação digital:
- Agilidade e Eficiência Operacional: Acompanhe indicadores em tempo real, otimizando processos e tomadas de decisão.
- Redução de custos: Elimine a necessidade de impressão e manutenção de arquivos físicos, economizando recursos valiosos.
- Melhor Experiência do Aluno: Proporciona aos alunos uma experiência mais rápida e totalmente digital, aumentando sua satisfação.
- Atendimento às Exigências do MEC: Esteja em conformidade com as regulamentações do Ministério da Educação (MEC) em relação ao acervo acadêmico e matrícula digital.
Recursos do Ábaris para a Secretaria Digital
- Digitalização do Acervo Acadêmico e Matrícula Digital: Digitalização de todos os documentos que compõem o acervo acadêmico, atendendo às normas do Decreto 9.235/2017 e às Portarias do MEC 315/2018 e 332/2020.
- Certificados e Diploma Digital: Utilize o Portal de Assinaturas para fluxos de contratos educacionais, diários de classe, mapas de notas e frequência. Emissão de diplomas digitais em conformidade com as Portarias 1095/2018; 330/2018; 554/2019 e 117/2021, Nota Técnica 13/2019 e Instrução Normativa 1/2020.
- Automação de Processos de Negócios: Automatize e gerencie fluxos de trabalho em diversas áreas, como financeiro, RH, compras e muito mais.
Com Ábaris Sead já implementamos com sucesso mais de 100 Secretarias Acadêmicas Digitais em parceria com a CONSAE.
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